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UC圣地亚哥博士分享:读研第二年已被“榨干”,如何靠时间管理走出泥潭...

媒体:赢留学  作者:内详
专业号:吴楚扶耒 2023/3/6 13:37:42

在分秒必争的科研圈里,如何管理时间是一个令人头疼的难题。

对时间管理,Maya Gosztyla是个高手。她在美国加州大学圣地亚哥分校攻读生物医学科学博士,目前是第4个年头,她已经共同发表了一篇Nature论文和一篇Nature子刊论文。

Maya对科研很是着迷。早在美国俄亥俄州立大学读本科的第一个学期,她就参与到一个研究实验项目中了。由于学业成绩优秀,目前她已经获得过美国国家科学基金会研究生研究奖学金、强直性营养不良基金会博士前研究奖学金等16个奖学金或奖项。

然而,如此亮丽的履历背后,也有不为人知的挫折。日前,Maya在Nature撰文“自爆”,其实在读研第二年,她就被“榨干”了。过度工作使她身心俱疲,进而拖慢研究效率,形成恶性循环。

最终,Maya找到一套独特的时间管理妙招,摆脱了困境。她认为,设置各种时间层次的目标可以帮助科研人员高效利用时间。

以下是她的自述。

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Maya Gosztyla。图源:实验室个人主页

在读研的第二年,我就被“榨干”了。尽管每天在实验室呆很久,但我依旧担心没能取得预期的进展。过度工作使我变得疲惫,影响了我的工作效率,形成了一个恶性循环。

我的经历并非独一无二。Nature在2022年调查发现,70%的研究生每周工作时间超过40小时,68%的研究生难以平衡工作和生活。而且,根据Nature在2021年的薪资和工作调查,职业科学家中有近一半(45%)表示有精疲力竭和过度工作的迹象。

时间管理策略可以帮助你控制工作时间,但也可能导致不健康的“超生产力”文化,甚至起到粉饰“有毒”研究环境的作用。时间管理不应该让你的工作量最大化;相反,它应该在不牺牲个人福祉的情况下帮助你完成职业目标。

就我而言,这意味着重新思考如何安排自己的时间。

受到《深度工作》(Deep Work)一书的作者Cal Newport的启发,我已经大幅减少了呆在实验室的时间,这改善了我的身心健康。并且,我的生产力没有下降。

为了更有效地利用时间,同时优先最重要的任务,我在3个时间尺度上追踪我的目标。

时间管理策略的3个层次

第1层次:长期规划

长期规划包含了长期目标。对于研究生来说,这可能包括你预计的毕业时间、技能学习或职业探索;对于研究型教授来说,这可能是完成项目、申请资金或提高教学水平。

我最喜欢的长期规划工具之一是甘特图(Gantt chart),这是一种绘制项目时间表的水平条形图(Excel里有甘特图模版)。加入博士实验室后不久,我就创建了一个甘特图,并且每年都会更新几次。它包括关键实验、主要会议、我的博士生课程的里程碑和职业探索的时间线。

为了避免日常工作分心,我把甘特图放在显眼的位置,如放在办公桌附近的公告板上。

第2层次:每个学期

在每个学期结束时,列出下一学期的计划。你要考虑3个要素:

反思。你在上一学期设定了哪些目标?你是否完成了它们?为什么?

预测。本学期将有哪些目标、事项和截止日期?

确定优先次序。你将为本季度设定哪些目标?哪些是你要优先考虑的?

你未来几个月的目标应该来源于、并服务于你的长期规划。这些目标可能包括完成特定的实验、写论文、资助申请或准备教授一门课程。将你的研究目标与其他即将到来的任务放在一起,有助于你设定合理的预期。

在这个层面上,看板(Kanban board)是一个很有帮助的工具,它的特点是有不同标签的栏目,可以让你对任务或项目进行分类和跟踪。你可以根据状态(如“正在进行”、“尽快完成”、“下个月完成”和“尚未开始”)或优先级(高、中、低)来分配任务。

一些在线工具提供看板,包括Trello和Notion。另外,你也可以用便签制作一个老式的看板。

第3层次:每日或每周

对于最精细的计划,你可以使用每日计划表,但我更喜欢按周制定计划,因为我的研究经常涉及到持续数天的实验。

在这两种情况下,你都可以为每项任务分配特定的时间段,即所谓的时间保护(time blocking),或者使用待办事项清单。

在多线程工作时,时间保护是规划实验的理想方式。它对至少需要30分钟才能完成的任务最有效。你所需要的只是一个电子或纸质计划表。

请记住,你的计划应该是灵活的:如果一个实验比预期的时间长,或者如果期刊编辑要求在有限的时间范围内修改手稿,你需要根据变化进行调整。

待办事项清单使你不必安排每一项任务,并能帮助提醒你注意一些小而重要的工作。然而,对于需要几个小时或跨越几天的长期任务,它们就不太理想了。如果不确定具体时间,就很难预测你的待办事项清单是否合理。

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Maya Gosztyla在俄亥俄州立大学毕业照。图源:俄亥俄州立大学网站

如何实践

首先,决定你在一周内可以工作多少个小时。这是高度个人化的,不要让你的计划被其他人左右。剔除固定的安排,如课程或会议。

其次,为最紧急和最重要的任务安排时间。尽量将重复性的任务(如阅读论文、准备授课材料或制定下周计划)安排在每周的同一时间。

最后,用优先级较低的任务填补剩余时间,包括回复电子邮件、购买物资等。

如果你不能在规定的时间内完成想完成的任务,可以推迟剩余的任务或完全删除它们。偶尔延迟完成任务是可行的,但要少做,否则你会发现你的任务清单在不断扩充。

如果一项任务对你在长期规划或学年计划中的目标没有贡献,那么它就可以被删除。这一点对于研究任务尤为有效,它可以帮助厘清你在未来的论文中想要描述的主线:这个实验对这个论文主题有帮助吗?还是超出了它的范围?

虽然看起来很简单,但这个策略完全改变了我安排时间的方式。当我清楚地认识到新任务不适合日程安排或对目标没有贡献时,我就会拒绝这些任务。我可以更好地指导本科生,同时也为兴趣爱好、健身锻炼和社交生活腾出时间。

同时,我的研究也更加精简。我不会轻易开始一个新实验,除非它既是必要的、同时也是测试我假设的最佳方法。回顾过去,许多曾经让我在实验室里待到深夜的实验最终都不会被发表:它们往往没有被精心设计过,或者没有实施的必要性。

珍惜时间,合理利用。

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